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ATSUSHI ISHIOKA Videographer & Editor

2015.12.09

必見!二次会幹事になったら抑えるべき5つのポイント

パーティを楽しむ人々

友人から結婚式二次会の幹事をしてほしいと頼まれた。こんな光栄なことはありませんね。

しかし、初めてで何から始めたらいいかさっぱり分からない!と、お困りでは御座いませんか?

挙式後、場合によっては披露宴よりも新郎新婦のご友人が多く集まる二次会。一人残らず満足してもらえるようスムーズに進めたい!とお思いの幹事様は多いはず。

そこで今回は、二次会幹事がおさえるべきポイントを5つに絞ってご紹介したいと思います。参考になれば幸いです。

ヒアリングする

女性

結婚式二次会の幹事をすることになったら、まずは新郎新婦へヒアリングをしましょう。

主に抑えるべき内容は、二次会会場の詳細、ゲストの予想人数男女別の会費の三点です。

他にもBGMの希望曲や、ケーキカットの有無などなどありますが、まずはこの三点を抑えましょう!具体的にヒアリングする内容は以下の通り。

 

(1)二次会会場の詳細

まずは二次会が既に決まっているか確認する必要があります。決まっている場合は、会場名収容可能人数アクセス方法についてきちんとチェックしましょう。

また、まだ二次会会場が決まっていない場合はゲストの予想人数の入れる会場を探しましょう。人数を無視して会場選びをすると、当日人が収まり切れなかったことにもなりかねません。

 

(2)ゲストの予想人数

新郎新婦がお互いの友人何人に声を掛けるのか確認しましょう。ある程度来る人数が確定していればいいのですが、結婚式の日程が近づくまで分からないということもあるでしょう。その際は、来るであろう最少人数を予想してもらい、その人数以上が来ることを想定して会場を選びましょう。

 

(3)男女別の会費

都内だと男性8000円、女性7000円というのが一般的だと感じます。どのような二次会にするかにもよりますが、あまりにも高い会費を設定するとゲスト側に不満を持たせてしまう可能性があります。逆に安く設定するとゲスト側は喜ぶでしょうが二次会にかかる費用で負担が増える可能性もあります。そのため、新郎新婦と話し合ってバランスの取れた会費を決めてください。

スケジュールをたてる〜10のポイント〜

ノート


大まかなヒアリングが完了したら、次にスケジュールをたてましょう。

できれば3〜4カ月前から準備を進めるのが理想的です。

 

(1)幹事グループ作成・・・3カ月前迄

まずは、幹事のグループを作りましょう。二次会の準備や進行を行う際、1人では絶対に足りないので、新郎新婦のご友人など紹介してもらい、チームで二次会の準備をを進めていきましょう。LINEのグループ機能を使って遣り取りすれば、スムーズにお互い連絡を取り合えるかと思います。

 

(2)二次会のコンセプトを決める・・・3カ月前迄

次に、二次会をどのようにしたいかコンセプトを決めましょう。そうすることで、会場で流すBGMや照明なども方向性が見えてくるはず。

 

(3)会場探し・・・3カ月前迄

コンセプトが決まったら、会場探しをしましょう。レストラン、ホテル、結婚式場等、会場一つとっても様々な選択肢があるので、できれば実際に足を運んで下調べすることも重要になってきます。(コンセプトではなく収容人数に合わせて会場を探す場合も多く出てきます。)

 

(4)ゲストへ招待状の発送・・・2カ月前迄

手紙での郵送、もしくはメール等での連絡が必要となります。できれば2か月前までに通知しておきたいですね。

直前になると、なかなか予定が合わず来れないという人も増えることでしょう。そうならないためにも事前に連絡することが重要です。

 

(5)演出を考える・・・2カ月前迄

どのようなタイムスケジュールにするか、話し合いましょう。新郎新婦のスピーチ、歓談タイム、ケーキ入刀などを考慮すると、余興の時間、クライマックスのシーン等に使える時間が限られてることに気づきます。その時間で何をするか決めるといいですね。

 

(6)二次会のスタッフ配置・・・2カ月前迄

幹事だけでは当日の受付、集金、映像担当、BGM担当などなど手が回らないのは当然なこと。そのため、幹事グループ以外にも、手伝ってもらえるメンバーを集めましょう。当日のちょっとした作業だけであれば、快く引き受けてくれる方が多いと思いますよ。

 

(7)ゲストの出欠確認・・・1カ月前迄

2カ月前迄にゲストへ招待状の発想が完了していれば、出欠は確認できる頃合いでしょう。人数によって予算に影響がありますので、必ず早めに確認しておきたいですね。

 

(8)必需品の準備・・・1カ月前迄

予算も見えてきましたら、当日必要となるものの準備を始めましょう。購入者は必ず領収書を貰い、かかった経費を忘れないよう気を付けて下さい。

また、プチギフトを配布する場合は新郎新婦へ一度確認し、早めに準備できるものであれば手配しておきましょう。

 

(9)3次会の準備・・・1カ月前迄

2次会の終わる時間帯、集まるメンバーを考慮して、3次会がありそうだと予想できる場合は事前に3次会の場所もあらかじめ調べておきましょう。そうすることで、2次会後の流れもスムーズに進めることができること間違いなし。

 

(10)最終確認・・・直前

2次会をする会場への最終人数の報告と挨拶を。事前準備物の不足はないか、また機材に不具合がないか確認しましょう。

全体の流れをイメージする〜12のポイント〜

頬杖をつく女性


二次会の幹事を務めるにあたり、全体の流れを頭の中にイメージすることはとても大切

なこととなります。

それでは、一般的な二次会の流れを抑えましょう。

 

(1)幹事様入店

まずは、司会との打ち合わせ、装花のセッティング、音響、映像プロジェクターのチェックが必要となります。

司会との打ち合わせは二次会の前の日からすることができるので問題ないかと思いますが、再度最終チェックを。装花のセッティングも式場から持ってくるのを忘れないよう気を付けてくださいね。

二次会会場での音響と映像プロジェクターのチェックだけは必ず行ってください。

新郎新婦が入場する際のBGMが流れなかったり、やサプライズムービーの映像が流れなかったらとても悲しいですよね。

なので、ビッグイベントには欠かせない音響、映像の箇所は念入りにチェックが必要です。PCディスプレイの接続用ケーブルもお忘れなく。

 

(2)会場・受付開始

参加者リストペン釣銭を準備し、受付開始する。

それぞれ予備も準備し、入場の流れを止めないよう工夫しましょう。

また、釣銭につきましては参加者の人数にもよりますが、50~100人の場合、少なくとも30000~50000円を釣銭として用意しておいたが良いでしょう。1000円札で準備しておくことをおすすめします。

 

(3)開会・新郎新婦入場・乾杯

まずは司会挨拶、そしてオープニングムービーを上映後、新郎新婦の入場となります。BGMや映像、照明を駆使して会場を盛り上げましょう。

乾杯の挨拶も盛り上がる場面ですので、音楽を効果的に使うと良い演出ができます。

 

(4)歓談1

立食パーティなどではここで食事を取りにいく場面ですね。このタイミングでの歓談も大切です。

 

(5)ケーキ入刀

高砂横にて新郎新婦によるケーキ入刀。

シャッターチャンスとなりますので、カメラをお持ちのゲスト様を新郎新婦の前に通してあげましょう。

 

(6)余興

余興披露やゲームを行う場合はこのタイミングが良いでしょう。

余興では、歌やダンス、もしくはちょっとしたゲームを行う事が多いです。

二次会までに何をするか企画してみましょう。ゲスト参加型のゲームだととても盛り上がるので、みんなでゲームをすることを意識してみてください。

(例えば、クイズ形式で新郎新婦へお題を出し、その答えを会場のみんなで予想したりするのもいいかと思います。)

 

(7)歓談2

会場の雰囲気が和んでゲストのお酒も随分進んでいるでしょう。お酒を取りに行ったり(頼んだり)、久々の友人と話したりもしたいはず。

 

(8)ブーケトスor集合写真

一般的に、二回目の歓談後ブーケトスや集合写真を撮る流れがあります。

こちらは新郎新婦に希望を確認してみましょう。

 

(9)提案企画

サプライズムービーやラブレター企画等。

最後に新郎新婦へ感動を届けれた素敵ですね!ドッキリを仕掛けれるような企画を考えてみてはいかがでしょうか。

新郎が新婦にラブレターを読むというのも一般的でありながら、かなり嬉しいサプライズかと思いますよ。難易度別!新郎から新婦へのサプライズ演出まとめも参考にしてみてくださいね。

 

(10)新郎新婦挨拶・退場

新郎新婦による最後の挨拶と退場となります。

退場の際のBGMもとても大事になってくるので、慎重に選曲しましょう。

 

(11)ゲスト退場

ゲスト退場の際に、新郎新婦よりプチギフトをプレゼント。

ゲストが喜んでもらえるようなプチギフトを新郎新婦と相談して準備しておきましょう。

 

(12)完全撤収

終了時間に注意し、撤収となります。

ゲストの忘れ物がないかしっかりチェックしましょう。

 

あくまでも一般的な二次会の流れですが、全体の流れをイメージするところから

始めましょう。そうすることで、心に余裕を持って二次会に望めるはずです。

サポートしてくれるメンバーを集める

笑顔の人々


全体の流れがイメージできたら、次は支えてくれるメンバーを集めましょう。

全てを一人でしようとするのは、正直厳しいかと思います。

 

(1)受付係・・・2名

名簿チェック、集金ととても重要な役割を担います。ここで記入や集金の漏れがあっては

大変です。そのため、名簿チェックする人が1人と集金する人が1人の2名が必要となってきます。

 

(2)司会・・・1名

幹事様が司会をしても問題御座いませんが、進捗管理をする場合は司会の方を1人確保する

事も大事になってきます。

その際は、明るく、ハキハキした方にお願いするのがベストでしょう。

 

(3)乾杯挨拶・・・1名

乾杯は盛り上がるシチュエーションの1つでもあります。

その為、会場に来てくださった人を笑顔にするような元気な方に乾杯の挨拶をしてもらいたいですね。

 

上記のように、最低でも4名のサポートメンバーがいれば安心です。

予備で数名お手伝いしてくれる方がいればなお良いでしょう。

事前に準備するもの一覧

ペンと紙

事前に準備できるものは準備しておきましょう。

その為に、リストアップすることから始めて下さい。

下記に参考として事前準備できるものを記載致します。

 

□参加者リスト

□釣銭

□マネー袋

□ペン

□ゲームの景品等

□サプライズ用映像データ

□演出に必要な道具

□プチギフト

まとめ

いかがでしたか?

なんとなく全体がつかめた!と思ってもらえたら嬉しい限りです。

「木を見て森を見ず」という言葉があるように、小さなことを見る前に全体を見渡すことが大切であることが重要となってきます。

焦らず計画的に二次会の準備を進めていけることを心から願っております。

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